Actas Dominicanas | Preguntas y Respuestas

Asuntos comunes con respecto a los actas dominicanas de nacimiento, defunción y matrimonio

¿Quién es el custodio del registro civil dominicano? La Junta Central Electoral de la República Dominicana administra todos los registros públicos relacionados con nacimientos, defunciones, matrimonios, adopciones y divorcios.

Entonces, ¿dónde están los registros? Las oficialías del estado civil están ubicadas en todo el país y deben grabar cada registro dos veces, en dos libros originales idénticos. Un libro mayor se almacena localmente. Desde 1944, los libros duplicados deben enviarse al Archivo Central en Santo Domingo para su preservación.

¿Existe otro lugar donde se almacenen los registros? Sí, las oficialías del registro civil tienen en su poder la mayoría de los registros desde la década de 1920 en adelante. Para los registros más antiguos el lugar indicado para buscar es el Archivo General de la Nación ubicado en Santo Domingo, que mantiene una amplia gama de todo tipo de registros antiguos en sus estantes. Además, las iglesias católicas de todo el país almacenan muchos registros antiguos de bautismos. Por ejemplo, el Arzobispado de Santo Domingo, ubicado junto a la catedral de María La Menor, tiene registros antiguos de algunas de las parroquias de Santo Domingo. Además, la Iglesia Mormona en Santo Domingo ha iniciado un agresivo programa de digitación de registros antiguos.

¿Puedo realizar una búsqueda en línea de registros públicos dominicanos de nacimientos, defunciones y matrimonios? No, todo documento debe ser solicitado en persona en la oficialía más cercana.

¿En qué condición se encuentran los registros físicos? La alta humedad en la República Dominicana y el suministro deficiente de electricidad, y la escasez de fondos públicos para gastar en aire acondicionado, etc., significan que muchos registros originales fuera de Santo Domingo están en mal estado físico. Muchos libros antiguos simplemente se han desintegrado.

¿El acta de matrimonio que me enviará será idéntica en todos los aspectos al acta que se emitió cuando nací o cuando me casé? Sí, la información en un acta emitida hoy en día será idéntica a la información en el acta emitida cuando usted nació o se casó. La única diferencia es que hoy en día los actas se emiten en papel de seguridad de color especial, cada hoja contiene su propio número serial, y tiene un holograma por razones de seguridad. Hasta hace poco, los actas se imprimían en hojas blancas sin numeración. Un acta es en realidad un extracto de un registro original que se guarda en un libro manuscrito. El acta es una prueba de que el registro existe en el libro original número X, en la página X de la fecha X.

¿Es cierto que los registros dominicanos de nacimientos, defunciones y matrimonios, etc., a menudo tienen errores? Sí, desafortunadamente vemos errores en los actas dominicanas cada semana. Sabemos por nuestra amplia experiencia que más del 30% de todos los registros dominicanos que hemos manejado contienen algunos errores muy sencillos.

¿Qué tipo de errores ha encontrado en los registros públicos dominicanos? En general, hay dos tipos diferentes de errores que hemos experimentado:

1. Errores ortográficos en la entrada original del libro manuscrito, donde el nombre de alguien se ha escrito incorrectamente, o donde la nacionalidad es totalmente errónea. Por ejemplo, " Derek" escrito como " Kerek" , " García" escrito como "Garcías" , o "dominicano" dado como la nacionalidad en lugar de " estadounidense".
2. Los nacimientos, etc. que en los libros manuscritos originales se registraron correctamente, pero que se transcribieron mal cuando fueron digitados en la base de datos de la oficialía para poder imprimir los actas. Por ejemplo, la fecha de nacimiento en el libro original puede ingresarse correctamente como "30 de junio", pero durante la etapa de informatización se ingresó incorrectamente como "3 de junio". 

¿Qué tan fácil es corregir los errores? Si los nombres etc., se registraron correctamente en el libro original, pero solo se escribieron incorrectamente mientras se computarizaba para que se imprimiera el acta, generalmente no hay problema. Simplemente le indicamos a los funcionarios que, por ejemplo, la fecha de nacimiento es incorrecta. Vuelven a verificar la entrada correcta del libro original, aceptan el error y corrigen el registro.

Por otro lado, si en el momento de la ceremonia de boda los detalles pertinentes fueron escritos a mano incorrectamente en la entrada original del libro, por ejemplo, si el oficial ficial transcribió erróneamente el nombre del novio Derek como "Kerek", o la fecha de nacimiento de la novia de Derek como "3 junio" en lugar del correcto 30 de junio, el proceso involucrado para que la entrada del libro se corrija y modifique de forma retroactiva, puede durar algunas semanas. Esto se debe a que Derek y su novia en ese momento habrían firmado para declarar que la información anterior era correcta. Esto debería servir como una lección para que todos los errores se corrijan antes de firmar el libro.

¿Quién puede solicitar un certificado de nacimiento, matrimonio, defunción, adopción o divorcio dominicano? Cualquier persona, estos registros dominicanos son públicos.

He leído que hay muchos tipos de actas dominicanas. ¿Qué tipo recomendaría usted que ordenemos? Siempre enviamos los actas inextensas (completas de formato largo que contienen la información completa que se escribió a mano en el libro cuando se declaró. Los actas inextensas son el tipo más requerido por los organismos gubernamentales y las embajadas.

Si pedimos un acta de nacimiento, matrimonio, defunción, divorcio o adopción dominicana, ¿cómo se hace? Comenzamos por facturarle una tarifa por la búsqueda. El monto que cobramos para buscar su registro dominicano depende de la antigüedad del registro y de la cantidad de datos faltantes. Por ejemplo, si no está seguro de la fecha, o no sabe el nombre de la ciudad del nacimiento, etc.

Comenzamos en la Oficialía Central en Santo Domingo o en la oficialía local donde se guarda el registro original. Si el nacimiento o matrimonio o muerte etc., tuvo lugar en los últimos 30 años aproximadamente, no hay ningún tipo de problema. Los registros más antiguos pueden ser problemáticos, tratar de obtener registros dominicanos de antes de 1980 a veces puede ser muy difícil.

En la oficialía, el personal busca su registro de nacimiento, matrimonio etc. en su base de datos computarizada, a veces incluso pueden ver su registro del libro original manuscrito escaneado en su pantalla. Desafortunadamente, no todos los registros dominicanos han sido digitados, por lo que a veces no tenemos otra alternativa que realizar una búsqueda manual del libro original que contiene el registro de matrimonio, que usted firmó cuando se casó. Algunas ciudades dominicanas tienen más de una sola oficialía, así que de vez en cuando tenemos que visitar todas las oficialías del registro civil en esa ciudad para ubicar un registro.

Una vez que hayamos localizado su registro, solicitamos en la oficialía un borrador de impresión de su registro. Este borrador se llama oficialmente "hoja de consulta". Antes de que se pueda emitir una hoja de consulta, el personal de la oficialía debe digitar primero la entrada del libro original manuscrito. Durante esta etapa de transcripción, sí el personal de la oficialía descubre alguna anomalía en su registro matrimonial, por ejemplo, si parte de su nombre es ilegible, o si parece que parte del registro ha sido alterado, antes de que pueda realizarse una impresión de la hoja de consulta, la oficialía local cerca del lugar donde se celebró la ceremonia de matrimonio, etc. verificará contra el sedundo libro original que se encuentra en Santo Domingo.