Unser dominikanischer Urkundendienst: Fragen und Antworten

Zentrale Wahlkommission der Dominikanischen Republik (JCE)


Hauptsitz der „Junta Central Electoral“ in Santo Domingo
Wer verwaltet das dominikanischen Zivilregister? Die Zentrale Wahlkommission (Junta Central Electoral) der Dominikanischen Republik verwaltet alle öffentlichen Aufzeichnungen über Geburten, Todesfälle, Eheschlieβungen, Adoptionen und Scheidungen.

Wo sind die Aufzeichnungen gespeichert? Zivile Standesämter befinden sich im ganzen Land und müssen jeden Datensatz in zwei identischen Hauptbüchern protokollieren. Eines davon wird vor Ort aufbewahrt. Seit 1944 müssen die zweiten Hauptbücher zur Sicherung zum Zentralarchiv i


„Archivo General de la Nación“ - Nationales Generalarchiv in Santo Domingo
Werden Datensätze auch woanders gespeichert? Ja, und zwar verfügen die Standesämter über die meisten Aufzeichnungen ab den 1920er Jahren. Für ältere Aufzeichnungen ist die Suche im Nationales Generalarchiv in Santo Domingo empfehlenswert, das eine breite Palette aller möglichen alten Aufzeichnungen im Archiv aufbewahrt. Auch die katholischen Kirchen haben landesweit viele alte Taufeinträge.

Erzbischoftum von Santo Domingo
Zum Beispiel hat das Erzbischoftum von Santo Domingo neben der María La Menor Kathedrale alte Aufzeichnungen einiger der Pfarreien von Santo Domingo. Die Mormonen-Kirche in Santo Domingo computerisiert schon seit einiger Zeit alte Aufzeichnungen.


Die Suche nach Aufzeichnungen

Kann ich eine Online-Suche nach dominikanischen öffentlichen Aufzeichnungen über Geburten, Todesfälle und Ehen durchführen? Nein, eine solche Einrichtung existiert nicht.

Aufzeichnungen aus dem Lagerraum, die noch nicht so alt sind
Die Aufzeichnungen

In welchem Zustand sind die Bucheintragungen?  Durch die hohe Luftfeuchtigkeit in der Dominikanischen Republik, die mangelhafte Stromversorgung und das Fehlen von Klimaanlagen aufgrund fehlender finanzieller Mittel sind viele Originaldatensätze außerhalb von Santo Domingo in schlechter Verfassung. Viele alte Bücher sind ganz einfach zerfallen.

Wird die Urkunde, die Sie mir schicken, in jeder Hinsicht identisch derjenigen sein, die bei der Geburt oder Eheschlieβung ausgestellt wurde?  Ja, die Urkundeninformationen der aktuellen Austellung wird mit den Angaben der Urkunde übereinstimmen, die bei der Geburt oder Eheschlieβung ausgestellt wurde. Der einzige Unterschied besteht darin, dass heutzutage Urkunden auf einem speziellen farbigen Sicherheitspapier ausgestellt werden, wobei jedes Blatt eine eigene Seriennummer hat und aus Sicherheitsgründen ein Hologramm aufweist. Bis vor kurzem wurden die Zertifikate auf nicht nummerierten weißem Papier gedruckt. Die Urkunde ist generell ein Auszug aus einem Originaldatensatz, der in einem handschriftlichen Hauptbuch enthalten ist. Die Urkunde ist ein Beweis dafür, dass der Datensatz im Hauptbuch # X auf Seite X des Datums X vorhanden ist.

Fehler in dominikanischen öffentlichen Aufzeichnungen

Ist es wahr, dass dominikanische Aufzeichnungen über Geburten, Todesfälle und Ehen usw. oft Fehler aufweisen? Ja, leider sehen wir jede Woche Fehler auf Zertifikaten. Wir wissen aus eigener Erfahrung, dass über 30% aller dominikanischen Aktenaufzeichnungen, mit denen wir uns befaβt haben, Flüchtigkeitsfehler enthalten.

Mit welchen Art Fehlern muβ man bei dominikanischen öffentlichen Aufzeichnungen rechnen? Es gibt in der Regel zwei Fehlerarten, die wir ständi: 

  1. Rechtschreib- oder Sachfehler in der ursprünglichen handschriftlichen Bucheintragung, mit Falschschreibung des Namens oder Einsetzung der falschen Identität, wie zum Beispiel "Derek" statt "Kerek", "García" statt "Garcías" oder "Dominikaner" statt "US-Bürger" als Nationalität.
  2. Geburten usw., die in den ursprünglichen handschriftlichen Eintragungen korrekt aufgezeichnet , die aber falsch geschrieben wurden, als die handschriftlichen Bucheinträge computerisiert und in die Standesamtdatenbank eingegeben wurden, um die Zertifikate zu drucken. Zum Beispiel kann das Geburtsdatum im ursprünglichen Eintrag korrekt als "30. Juni" eingegeben worden sein, aber während der Digitalisierungsphase wurde inkorrekt "3. Juni" übernommen.
Wie einfach ist es, Fehler zu korrigieren? Wenn die Namen usw. im Originalhauptbuch korrekt aufgezeichnet sind, jedoch bei der Digitalisierung falsch geschrieben wurden, gibt es im Allgemeinen kein Problem. Wir weisen einfach die Beamten darauf hin, dass zum Beispiel das Geburtsdatum falsch ist. Sie überprüfen dies mit der korrekten Originaleintragung im Hauptbuch und korrigieren den Datensatz.

Wenn jedoch andererseits zum Zeitpunkt der Hochzeit relevante Details falsch in dem ursprünglichen Hauptbucheintrag erfaβt wurden, zum Beispiel wenn der Standesbeamte den Bräutigam statt Derek fälschlicherweise als "Kerek" angibt oder das Geburtsdatum der Braut als "3." anstatt richtig 30. Juni notiert, dann kann der Prozess, um die Eintragung rückwirkend zu korrigieren, manchmal extrem langwierig sein und bis zu einem Jahr dauern. Der Grund dafür ist, dass Derek und seine Braut bei der Eheschlieβung die Erklärung unterschrieben haben, dass die genannten Informationen korrekt waren. Deshalb sollten Fehler immer korrigiert werden, bevor das Hauptbuch unterzeichnet wird.

Anforderung dominikanischer Urkunden aus dem Dominikanischen Urkundenservice

Kann jeder eine dominikanische Geburts,- Heirats-, Todes-, Adoptions- oder Scheidungsurkunde beantragen? Ja, diese dominikanischen Akten sind öffentlich.

Ich habe gelesen, dass es viele Arten von dominikanischen Zertifikaten gibt. Welche würden Sie empfehlen? Wir senden immer das vollständige Langformzertifikat, das komplette Informationen aus dem Hauptbuch enthält. Das Langformzertifikat ist die von Regierungsstellen und Botschaften meistgefragte Art.

Wenn wir eine dominikanische Geburts-, Heirats-, Todes- , Scheidungs- oder Adoptionsurkunde von Ihnen bestellen, wie gehen Sie vor? Anfangs berechnen wir Ihnen eine Recherchegebühr. Der Betrag für die Suche nach Ihrem dominikanischen Eintrag hängt vom Alter der Akte und von den fehlenden Daten ab, zum Beispiel falls Sie unsicher hinsichtlich des Datums , der Geburtstadt etc. sein sollten.

Wir starten den Prozess beim Zentralstandesamt in Santo Domingo oder im örtlichen Standesamt, wo der Originaleintrag gespeichert ist, je nachdem, was am nächsten ist. Wenn die Geburt, die Heirat, der Todesfall usw. lediglich 30 Jahre zurückliegen, sind keine Probleme zu erwarten. Ältere Aufzeichnungen können problematisch sein und zu versuchen, dominikanische Aufzeichnungen von vor 1980 zu bekommen, kann sich manchmal sehr schwierig gestalten.

Die Standesbeamten schauen die Aufzeichnungen Ihrer Geburt, Heirat, etc. in ihrer EDV-Datenbank nach. Manchmal sind sie sogar in der Lage, Ihren gescannten handschriftlichen Bucheintrag auf ihrem Bildschirm zu sehen. Leider sind nicht alle dominikanischen Aufzeichnungen computerisiert worden, so dass wir manchmal keine Alternative haben, als eine manuelle Suche nach dem Hauptbucheintrag zu führen, das Ihre Heiratsurkunde enthält, die Sie bei der Eheschlieβung unterschrieben haben. Einige dominikanische Städte haben mehr als ein Standesamt, so dass wir oft mehr als nur eins aufsuchen müssen, um den Eintrag zu finden.

Sobald wir Ihre Akte gefunden haben, bitten wir das Standesamt um einen vorläufigen Ausdruck Ihrer Eintragung. Dieses Papier wird offiziell als "Beratungsbogen" bezeichnet. Bevor ein Beratungsbogen ausgegeben werden kann, muss der handschriftliche Eintrag zunächst vom Standesbeamten digitalisiert werden. Wenn während dieses Prozesses die Standesbeamten irgendeine Anomalie in Ihrer Heiratsurkunde entdecken, zum Beispiel wenn ein Teil Ihres Namens unleserlich ist oder wenn eine Akteninformation manipuliert zu sein scheint, dann wird bevor dieser Beratungsbogen erstellt wird im zuständigen Standesamt ein Abgleich mit dem Originaleintrag, der in Santo Domingo gespeichert ist, vorgenommen.

Sobald alle Unsicherheiten hinsichtlich des Eintrags geklärt sind, drucken wir einen Entwurf aus. Wir scannen dann den Eintrag und schicken ihn an Sie, um zu checken, ob alles korrekt ist. Falls Sie uns zu diesem Zeitpunkt auf Rechtschreibfehler aufmerksam machen, können wir versuchen, den Datensatz zu ändern. Aber wenn sich der Fehler auf den Originaleintrag bezieht, sind Änderungen generell nicht erlaubt.

Wenn Sie dann eine Urkunde von uns bestellen möchten, dann berechnen wir diese entsprechend, sei es für die dominikanische Geburts-, Todes-, Heirats-, Scheidungs- oder Adoptionsurkunde.

Wir nehmen dann die Zahlung für Ihre Originalurkunde vor und holen sie ab, sobald Sie ausgestellt worden ist . Diese neue Originalheiratsurkunde, die wir für Sie in Empfang nehmen, muss am Hauptstandesamt in Santo Domingo legalisiert werden. Für die Legalisierung hat Ihre dominikanische Heiratsurkunde einen barcodierten Aufkleber auf der Rückseite. Sie können sicher gehen, dass die Legalisierung rechtskräftig ist, indem Sie auf die Webseite der dominikanischen „Junta Central de Electoral“ gehen und die Barcode-Nummer eingeben.

Die meisten unserer Kunden bevorzugen, dass wir die legalisierte Heiratsurkunde im dominikanischen Außenministerium zum Erhalt der Apostille vorlegen. Wir empfehlen Ihnen, zusätzliche Informationen über die Apostille im Internet zu recherchieren. Grundsätzlich gilt jedoch, dass jedes dominikanische offizielle Dokument mit Apostille fast weltweit als rechtlich gültig ist. Allerdings stellen Kanada, die Niederlande und ein paar wenige andere Länder eine Ausnahme dar und betrachten die dominikanische Apostille nicht als endgültigen Beweis dafür, dass eine dominikanische Urkunde echt ist. Deshalb müssen wir für kanadische und niederländische Staatsbürger das Zertifikat an ihre zuständige Botschaft in Santo Domingo bringen, damit sie das endgültige Beglaubigungssiegel erhalten. Dieser Service ist mit der Zahlung einer zusätzlichen Gebühr verbunden. Nun kann Ihre dominikanische Heiratsurkunde zu Ihnen versendet werden.

Verschickung Ihrer dominikanischen Urkunden

Welche Lieferoptionen bieten Sie an? Wir nutzen mehrere Dienste:

  1. Dominikanische zertifizierte Post - dauert ca. 2 bis 5 Wochen. 
  2. DHL - in der Regel für dringende Lieferungen nach Nordamerika, Europa und dem Rest der Welt.